12 2014

ORGANISATION

Wichtig wärs ja schon – bloss fehlt die Überzeugung Wissen sichern, klare Abläufe und Verantwortlichkeiten bestimmen. Es spricht viel dafür, sich mit der eigenen Arbeit auseinander zu setzen. Doch aller Anfang ist schwer beim Prozessmanagement. Obwohl viele Gemeinden Bedarf orten.

ausschlaggebend für die Einführung ei- nes Prozessmanagementsystems in ih- renVerwaltungen (siehe Kasten). Es gibt aber auch andere Beispiele: Gemeinden, die ein solches System von sich aus ein- geführt haben, beispielsweise Kalt- brunn. Die 4600-Einwohner-Gemeinde im Bezirk See-Gaster ist seit 1999 ISO-zertifiziert. Seit dieser Zeit werden die Prozesse laufend dokumentiert und wenn nötig optimiert, sagt Esther Gmür, die das Managementsystem leitet. Der Gemeindepräsident übernimmt die Funktion des Managementsystembeauf- tragten. Bloss anfänglicherWiderstand Zu Beginn waren es in Kaltbrunn vor al- lem die Verwaltungsangestellten, die dem Prozessmanagement eher skep- tisch gegenüberstanden und die von den langfristigen Vorteilen eines solchen Systems überzeugt werden mussten. Der Gemeinderat hingegen begrüsste das Vorhaben von Anfang an. «Unter- dessen ist es aber eher umgekehrt», sagt Esther Gmür. Grund dafür sind die Kos- ten, welche die Anschaffung neuer EDV und die regelmässigen, externen Audits mit sich bringen, die vom Zertifizierer verlangt werden. Pro Jahr zahlt Kalt- brunn etwa 5800 Franken für das Quali- tätsmanagement, bei einemUmsatz von etwa 20 Millionen Franken. Zusätzliche Ressourcen waren gemäss Esther Gmür jedoch nicht notwendig. Die Gemeinde sei vorher schon gut organisiert gewe- sen, somit habe sich der Dokumentati- onsaufwand in Grenzen gehalten. Auch in Gossau, der mit rund 18000 Ein- wohnern viertgrössten Stadt im Kanton St. Gallen, bestand die schwierigsteAuf- gabe darin, dieVerwaltungsangestellten von den langfristigen Gewinnen eines solchen Systems zu überzeugen. Zwar sei man sehr euphorisch in das Projekt gestartet, die Mitarbeitenden allesamt mit ins Boot zu holen, sei aber leider nicht gelungen, sagt Urs Salzmann, Kommunikationsbeauftragter der Stadt Gossau. Auch sei das ursprüngliche Ziel, innerhalb von zwei Jahren alle Prozesse zu dokumentieren, zu ehrgeizig gewe-

«Ich weiss ja, was ich tue, weshalb soll ich mir nun überlegen, wie die Prozesse aussehen?» So oder ähnlich tönt es, wenn von oben angeordnet wird, dass man ein Prozessmanagementsystem aufbauen will. Das ist nicht nur in der Privatwirtschaft so, sondern auch bei der öffentlichen Hand. Auch in Zürich (vgl. S. 23) musste Überzeugungsarbeit geleis- tet werden. Dabei wäre der Bedarf ausgewiesen, das hat eine Umfrage der Zürcher Hoch- schule für angewandte Wissenschaft zhaw ergeben. 13 Prozent der insgesamt rund 1400 angeschriebenen Gemeinden haben den webbasierten Fragebogen beantwortet. Fehlende Ressourcen, fehlende Zeit Die meisten Gemeinden, die sich an der Umfrage beteiligt haben, erachten ein Geschäftsprozessmanagement zwar als wichtig, fast die Hälfte hat sich aber noch nicht mit dem Thema auseinanderge- setzt. Es erstaunt nicht, fehlt in den meis- ten Gemeinden eine Strategie dafür (vgl. S. 20). Als Gründe werden meist feh- lende Ressourcen oder fehlende Zeit

genannt. Diejenigen, die bereits Model- lierungsprozesse eingeführt haben, ga- ben als Hauptgrund das Interne Kontroll- system IKS an, gefolgt von Kostendruck und Kooperationen oder Fusionen mit anderen Gemeinden. Qualitätsmanage- ment oder eine verstärkte Kundenorien- tierung war bei 20 bzw. 13 Prozent der befragten Gemeinden ein Grund. Offenbar nützt aber Druck von oben, im Kanton St. Gallen war die gesetzliche Einführung des Internen Kontrollsys- tems im Jahr 2013 für viele Gemeinden

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SCHWEIZER GEMEINDE 12 l 2014