9_2018

Publireportage

Die 5 schlimmsten Fehler bei der Adresspflege Veraltete Adressen sind für Gemeinden ein echter Geldfresser. Denn wichtige Sendungen, die ihre Empfängerinnen und Empfänger nicht erreichen, lösen unnötige Druck- und Portokosten aus. Heute ist es für Gemeindeverwaltungen einfacher denn je, Fehler bei der Adresspflege zu vermeiden.

den vermitteln, wie wichtig gepflegte Ad- ressdaten sind und was jeder imTeam dazu beitragen kann. Die Mitarbeitenden sollten den richtigen Umgang mit Adressdaten- banken, die definierten Prozesse für die Adresspflege und die Verantwortlichkeiten kennen. Fehler 5: Retouren nicht verarbeiten Selbst mit gut gepflegten Adressdaten las- sen sich bei einem grösseren Versand ein- zelne Retouren kaum vermeiden. Umso wichtiger ist es, sie rasch zu verarbeiten. Dabei hilft den Gemeindeverwaltungen eine nützliche Funktion von «Adresspflege Online»: Hier lassen sich auch einzelne Ad- ressen aktualisieren. Dazu genügt es, die Felder mit den bekannten Adressdaten auszufüllen und die Adresse zu überprüfen. Der Onlinedienst «Adresspflege Online» der Schweizerischen Post macht es Ge- meinden besonders leicht, ihre Adress- daten regelmässig zu überprüfen und zu aktualisieren. Sie können bis 300000 Adressen zur Kontrolle hochladen. Die Post meldet kostenlos zurück, wie viele davon nicht korrekt sind und aktualisiert werden sollten. Zusammen mit der de- taillierten Analyse erhalten die Nutzer eine Offerte für das Bereinigen aller feh- lerhaften Adressen. Sind sie damit ein- verstanden, erteilen sie der Post per Mausklick den Aktualisierungsauftrag. Sie können ihre Adressdaten aber auch direkt online ablegen und fortlaufend ak- tualisieren lassen. Dabei werden die Ad- ressen jede Nacht geprüft. Gibt es Än- derungen, erfahren die Nutzer diese beim nächsten Einloggen. Die bereinig- ten Daten können sie wiederum ganz einfach per Mausklick beziehen. Auf dieseWeise sind die Adressen jederzeit aktuell. Weitere Informationen: www.post.ch/adresspflegeonline Adressen kostenlos über­ prüfen

Unnötiger Aufwand: Wenn Gemeindeverwaltungen ihre Adressen zu selten aktualisieren, müssen sie nach einem grösseren Versand meist viele Retouren verarbeiten.

ihre Adressdaten zentral speichern, sodass alle Mitarbeitenden auf die gleichen Daten zugreifen. Fehler 3: Keine verantwortliche Person bestimmen Für eine hohe Adressqualität empfiehlt es sich, einen Qualitätsprozess zu definieren, der die wichtigsten Fragen zur Adress- pflege beantwortet: Wer aktualisiert wie häufig welche Adressen mit welchem In- strument? Nur wenn die zuständigen Mit- arbeitenden klar bestimmt sind, nehmen sie sich die nötige Zeit für die Adresspflege, die im hektischen Arbeitsalltag sonst leicht untergeht. Fehler 4: Mitarbeitende ungenügend instruieren Datenqualität ist eine Führungsaufgabe. Das gilt auch für die Qualität von Adressda- ten. Deshalb müssen Führungskräfte von Gemeindeverwaltungen ihren Mitarbeiten-

Fehler 1: Adressen zu selten aktuali­ sieren Viele Gemeinden überprüfen ihre Adress- daten nur unregelmässig. Die Daten veral- ten dann schnell, weil in der Schweiz jedes Jahr 800000 Personen umziehen. Deshalb gilt: Mindestens vor jedem grossen Ver- sand sollten die Adressen aktualisiert wer- den. Besonders schnell erledigen Gemein- deverwaltungen das mit dem Onlinedienst «Adresspflege Online» der Schweizeri- schen Post (siehe Infobox). Fehler 2: Adressen mehrfach ablegen Oft nutzen Gemeinden verschiedene Da- tenquellen für ihre Adressdatenbanken und legen die Daten dezentral an mehreren Or- ten ab. Dies führt zu Doubletten und somit zu unnötigen Kosten durch Mehrfachver- sand. Der Onlinedienst «Adresspflege On- line» schafft doppelt Abhilfe: Erstens über- prüft er Adressdaten auf Doubletten. Zweitens können Gemeindeverwaltungen

33